ブログ

毎月の売上明細をまとめる作業において、対象データの確認や手作業での転記に時間がかかったり、重複して明細を登録してしまったりといった課題はありませんか？

継続的な取引における売上明細の作成は、対象契約が増えるほど作業負担やミスが増加しがちです。そこで本記事では、売上明細の自動生成手順の具体例（サンプル）として「サブスク型の売上管理」を取り上げ、kinkoziデータフロープラグインを活用して対象月の売上計上明細を契約情報から重複なく自動生成する方法をご紹介します。

サブスクリプション型の契約では、契約が継続している間、毎月の売上明細を作成する必要があります。契約件数が少ないうちは手作業でも対応できますが、契約が増えると、対象契約の確認や金額の転記に時間がかかります。すでに作成した明細を再度登録してしまう心配もあります。この記事では、kinkoziデータフロープラグインを使い、対象月の売上計上明細を契約情報から生成する方法を紹介します。
 

今回のサンプルは以下のテンプレートでご確認いただけます。
サブスク売上管理アプリ

目次

1. 毎月の売上明細作成で起きる課題

2. 今回実現する処理

3. 使用するアプリとデータ構成

   • 月次売上アプリ

   • 契約マスターアプリ

   • 売上計上明細アプリ

4. 売上明細を重複なく生成するフロー

   • 月次売上レコードを処理の起点にする

   • 対象期間中の有効な契約を取得する

   • 作成済みの売上明細を取得する

   • 4つの結合方法の違い

   • 左外部結合で未作成の契約を判定する

   • 売上明細に必要なデータを作成する

   • 売上計上明細アプリへ追加する

5. 実行結果を確認する

   • 未作成の明細だけが追加される

   • 再実行しても重複しない

6. まとめ

7. 次回予告

毎月の売上明細作成で起きる課題

毎月の売上明細を手作業で作成すると、次のような作業が必要になります。

• 対象期間中に有効な契約を確認する
• 顧客名やプラン名、料金を明細へ転記する
• すでに作成済みの明細がないか確認する
• 契約件数が増えるたびに同じ作業を繰り返す

特に注意したいのが、同じ契約の売上明細を同じ月に二重登録してしまうことです。

そこで今回は、対象月の既存明細と契約情報を照合し、まだ明細が作られていない契約だけを抽出します。

今回実現する処理

処理を実行する前に、月次売上アプリへ対象月のレコードを1件登録します。

月次売上レコードの詳細画面から処理を実行すると、対象期間中の有効な契約を取得し、未作成の売上計上明細だけを追加します。

今回作成するフローの全体像は、次のとおりです。

契約マスターを取得 → 作成済み明細を取得 → アプリ結合 → 未作成契約を抽出 → 明細用データを追加 → 売上計上明細へ出力

使用するアプリとデータ構成

月次売上アプリ

処理を実行する対象月を管理するアプリです。対象開始日、対象終了日、対象月を入力して、詳細画面のボタンからデータフローを実行します。

契約マスターアプリ

顧客ごとの契約内容、契約期間、利用プラン、料金を管理します。

顧客コードは顧客マスター、プランコードはプランマスターを参照するルックアップです。顧客名やプラン名などは、それぞれのマスターからコピーします。

売上計上明細アプリ

データフローによって生成された、契約ごとの月次売上明細を保存します。

売上明細を重複なく生成するフロー

月次売上レコードを処理の起点にする

このフローは、月次売上レコードの詳細画面に配置したボタンから実行します。

実行元レコードの対象開始日、対象終了日、対象月を、契約の絞り込みや売上明細の作成に利用します。

対象期間中の有効な契約を取得する

最初に、契約マスターから対象月と契約期間が重なる契約を取得します。この判定では、月次売上レコードの「対象開始日」と「対象終了日」を利用します。

サンプルでは、次の情報を使って対象契約を絞り込みます。

契約開始日を対象終了日と比較するのがポイントです。たとえば、対象期間が2026年9月1日から9月30日の場合、9月15日に開始する契約も9月分の売上計上対象になり得ます。「契約開始日が対象開始日以前」とすると、このような月途中に開始した契約を除外してしまいます。

続いて、取得した契約に対して「有効期間内の契約を抽出」フィルターを適用し、契約終了日を確認します。フィルターには次の数式を設定します。

OR(
  ISBLANK(contract_end_date),
  contract_end_date >= #period_start#
)

この数式は、次のどちらかを満たす契約を残します。

• 契約終了日が空欄で、現在も継続している契約
• 契約終了日が対象開始日以降で、対象月の開始時点では終了していない契約

作成済みの売上明細を取得する

次に、売上計上明細アプリから、実行元レコードの対象月と一致する明細を取得します。

取得するフィールドには、契約を照合するための契約コードを含めます。結合後に契約マスター側の契約コードと区別できるよう、明細側のフィールド名を「明細側契約コード」などに変更しておきます。

4つの結合方法の違い

アプリ結合では、2つの入力を共通する結合キーで照合します。どのレコードを結果に残すかは、次の4種類から選択できます。

たとえば、左側に契約コード「A・B・C」、右側に「B・C・D」がある場合、結果に残る契約コードは次のようになります。

一方にしか存在しないレコードでは、もう一方の入力から追加されるフィールドが空欄になります。この空欄を利用すると、「対応するレコードが存在しない」という状態を判定できます。

なお、同じ結合キーを持つレコードが複数ある場合は、該当する組み合わせの数だけ結果が増えます。意図しない重複を防ぐため、結合キーとして使用する値の持ち方も確認しておきましょう。

左外部結合で未作成の契約を判定する

今回の目的は、対象期間中の契約をすべて残したうえで、当月の売上計上明細が存在するかを調べることです。そのため、契約マスターを左側、作成済みの売上計上明細を右側として、契約コードで左外部結合します。

内部結合を選ぶと、すでに明細が存在する契約だけが残り、これから明細を作成したい契約が結果から消えてしまいます。左外部結合なら、明細が存在しない契約も残せます。

左外部結合では、左側に指定した契約レコードがすべて残ります。

すでに売上計上明細がある契約には明細側の情報が結合され、明細がない契約では「明細側契約コード」が空欄になります。

続くフィルターノードで、明細側契約コードが空欄のレコードだけを抽出します。

売上明細に必要なデータを作成する

未作成の契約だけに絞り込んだ後、売上計上明細へ保存するフィールドを追加します。

契約コード、顧客情報、プラン情報、金額については、契約マスターから取得した値をそのまま使用します。

売上計上明細アプリへ追加する

最後にアプリ出力ノードを配置し、作成したデータを売上計上明細アプリへ保存します。

出力フィールドには、次の対応付けを設定します。

実行結果を確認する

未作成の明細だけが追加される

月次売上レコードの詳細画面から処理を実行すると、対象期間中の契約から売上計上明細が作成されます。

売上計上明細アプリを開くと、契約ごとに対象月の明細が登録されていることを確認できます。

再実行しても重複しない

同じ月次売上レコードから処理を再実行すると、対象月の既存明細がもう一度取得されます。

作成済みの契約はアプリ結合後のフィルターで除外されるため、同じ契約と対象月の売上計上明細は追加されません。

これにより、処理の再実行が必要になった場合でも、未作成の契約だけを追加できます。

まとめ

今回は、対象期間中の契約から、未作成の売上計上明細だけを生成するフローを作成しました。

• 月次売上レコードを起点として対象期間と対象月を指定する
• 契約マスターから計上対象の契約を取得する
• 対象月の既存明細と左外部結合する
• 明細側の契約コードが空欄の契約だけを抽出する
• 必要な情報を追加して売上計上明細へ保存する

左外部結合を使うことで、作成済みかどうかを目視で確認せず、未作成の契約だけを処理できるようになります。

次回予告

次回は、今回作成した売上計上明細を対象月ごとに集計し、売上、税込合計、明細件数を月次売上レコードへ反映するフローを紹介します。